Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Vladislav Klokke
Migrationsberatung V.K.
164er Ring 35, 31785 Hameln, Deutschland
Telefon: 0152 56155460
E-Mail: kontakt@migrationsberatung-vk.de

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Für den derzeitigen, persönlich geführten Betrieb ist keine gesonderte Kontaktstelle veröffentlicht. Die Pflicht zur Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten wird bei jeder wesentlichen Erweiterung der Verarbeitung und insbesondere vor einer personellen oder technischen Skalierung erneut geprüft.

2. Grundsatz: Datensparsamkeit, kein Werbe-Tracking

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website und die Bearbeitung Ihrer Anliegen erforderlich ist. Abgesehen von den anonymisierten IONOS-WebAnalytics unter Nr. 3 nutzt diese Website keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste, keine Social-Media-Plugins, keine externen Schriftarten oder CDN-Schriften und setzt keine Cookies zu Werbezwecken. Wir bilden keine Nutzerprofile.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Sicherheit der Website,
• Kontaktaufnahme und Beantwortung von Anfragen,
• Anbahnung und Abwicklung von Aufträgen,
• Erstellung von Rechnungen und Verwaltung des Zahlungsstatus,
• Termin- und Dolmetscheranfragen,
• Veröffentlichung freigegebener Bewertungen (nur mit Einwilligung),
• sichere Portal-Kommunikation und persönlich geprüfte Antwortentwürfe.

Rechtsgrundlagen im Überblick

Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf:

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO),
• die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• die Erfüllung rechtlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• unsere berechtigten Interessen an einem sicheren, funktionsfähigen Auftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Hosting & IONOS WebAnalytics

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. IONOS verarbeitet die technisch notwendigen Zugriffsdaten als Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil des Hosting-Vertrags. Rechtsgrundlage auf unserer Seite ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Internetauftritt).

Nach den aktuellen Produktinformationen von IONOS werden Referrer, angeforderte Seite oder Datei, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit sowie die bereits bei der Erhebung anonymisierte IP-Adresse verarbeitet. Zusätzlich erstellt IONOS daraus WebAnalytics-Statistiken. Diese Daten werden laut IONOS acht Wochen gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Staaten außerhalb der EU übertragen. Wir verwenden daneben kein eigenes Analyse-, Werbe- oder Nutzertracking. Ein zusätzliches CDN, insbesondere Cloudflare, ist derzeit nicht aktiviert.

Server-Logfiles

Die Hosting-Protokolle dienen Sicherheit, Stabilität, Reichweitenstatistik und Fehleranalyse und werden nicht von uns mit anderen Datenquellen zu Nutzerprofilen zusammengeführt. Die reguläre Speicherdauer bei IONOS beträgt nach den Produktinformationen acht Wochen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Keine externen Schriftarten, keine Karten, keine Drittinhalte

Schriftarten werden ausschließlich lokal bzw. über die auf Ihrem Gerät vorhandenen Systemschriften dargestellt. Es werden keine Google Fonts oder andere externen Schrift-, Karten- oder Videodienste nachgeladen. Dadurch wird beim bloßen Aufruf der Seite keine IP-Adresse an Dritte (etwa Google) übertragen.

5. Technisch notwendige Browser-Speicherung und Sitzungscookies

Zur Funktion der veröffentlichten Seite speichern wir in localStorage ausschließlich Ihre gewählte Sprache (vk-lang) und die Darstellungsvariante hell/dunkel (vk-theme). Diese Werte dienen weder Analyse noch Werbung.

Die geschützten Bewertungsseiten verwenden ein technisch notwendiges Sitzungscookie, um Formulare gegen fremde Anfragen zu schützen (CSRF-Schutz). Dieses Cookie enthält keine Bewertungstexte und wird nicht zu Werbe- oder Analysezwecken verwendet. Technisch notwendige Speicherungen erfordern keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Browser-Speicher können Sie über Ihre Browsereinstellungen löschen; Sitzungscookies enden spätestens mit Ablauf der Sitzung.

6. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser). Dadurch sind die zwischen Ihrem Browser und dem Server übertragenen Daten geschützt.

7. Kontaktaufnahme & Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Messenger oder über das Kontaktformular dieser Website kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Anrede, Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, Inhalt der Anfrage und gewählte Antwortsprache) zur Bearbeitung. Beim Kontaktformular erhalten Sie im Regelfall eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail in der von Ihnen gewählten Sprache; bei Missbrauchsverdacht kann sie ausbleiben. Formulardaten werden über einen signierten Übertragungsweg in unser geschütztes Portal übernommen und dort zur Bearbeitung gespeichert. Ist dieser Weg für eine Anfrage ohne Dateianhang technisch nicht erreichbar, kann sie als gekennzeichneter Notweg im IONOS-Kontaktpostfach eingehen. Dateianhänge werden dagegen verschlüsselt in einen getrennten Quarantäne-Prüfbereich übertragen und nicht als Rohanhang per E-Mail verschickt; bei Ausfall dieses Wegs wird die Übermittlung abgewiesen. Auf dem Website-Webspace werden Uploads nur vorübergehend für die technische Übertragung verarbeitet. Rechtsgrundlage der Anfragebearbeitung ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag), bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eingehende Nachrichten werden intern nach Zuständigkeit und Spamverdacht vorsortiert. Ein Filter entscheidet nicht über die Annahme eines Auftrags und versendet keine fachliche Antwort. Für Rechnungen verarbeiten wir Empfänger- und Leistungsangaben, Rechnungsnummer, Betrag und den manuell geprüften Zahlungsstatus. Nach Freigabe ist die Rechnung im Portal sichtbar; per E-Mail wird sie nur nach gesonderter Freigabe versandt.

Optional können Sie bis zu zehn PDF-, JPG- oder PNG-Dateien (höchstens 5 MB je Datei und 30 MB insgesamt) anhängen. Bitte übermitteln Sie nur eigene Unterlagen oder Unterlagen, zu deren Übermittlung Sie berechtigt sind, und keine Passwörter, Karten- oder Login-Daten. Der E-Mail-Notweg für Anfragen ohne Dateianhang ist nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt; für IBAN oder besonders sensible Unterlagen können Sie vorher einen geeigneten Übermittlungsweg vereinbaren. Zum Schutz gegen automatisierten Missbrauch wird aus der anfragenden IP-Adresse ein nicht zurückrechenbarer Hash gebildet und zusammen mit Zeitstempeln höchstens zehn Minuten in einem temporären Rate-Limit-Speicher verarbeitet; Formularinhalt und Anhänge werden dort nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Telegram / Messenger

Telegram ist kein vorgesehener Kanal für Aktenzeichen, Ausweis-, Gesundheits-, Aufenthalts-, Bank- oder sonstige sensible Falldaten. Wenn Sie Telegram freiwillig für eine allgemeine Nachricht verwenden, gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des Anbieters; Daten können dabei außerhalb der EU verarbeitet werden. Für neue Anfragen, Unterlagen und die Fallkommunikation ist das geschützte Klientenportal der vorgesehene Weg. Telegram-Nachrichten werden nicht automatisch einer Portalakte zugeordnet.

9. Bewertungen

Auf der Website zeigen wir Bewertungen von Kund:innen, die unseren Service tatsächlich genutzt haben. Eine Bewertung können Sie nur über einen persönlichen Link abgeben, den Sie nach abgeschlossener Leistung erhalten. Verarbeitet werden dabei die von Ihnen eingegebenen Angaben: Sterne-Bewertung, Name oder Initialen (in der von Ihnen gewählten Form) und Ihr Bewertungstext. Die Veröffentlichung erfolgt erst nach einer kurzen Prüfung und ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Formular erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht. Auf Wunsch entfernen wir Ihre Bewertung.

10. Übermittlung von Dokumenten (digitale Fallaufnahme)

Wenn Sie uns Dokumente (z. B. Behördenbriefe) übermitteln, können darin besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten sein (z. B. Sozial-, Gesundheits- oder Herkunftsdaten). Bei einem Dateianhang verlangt das Kontaktformular deshalb eine gesonderte ausdrückliche Einwilligung in die Übermittlung und Verarbeitung solcher möglichen Inhalte (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Unterlagen werden vertraulich und zweckgebunden in einer verschlüsselten Quarantäne sicherheitsgeprüft; nur eine entschärfte Kopie kann zur internen Bearbeitung angezeigt werden. Aufbewahrung und Löschung richten sich nach den unter Nr. 14 beschriebenen Kriterien und den Hinweisen zum Klientenportal. Es wird nichts ohne Ihre Freigabe an Behörden weitergeleitet.

Geschütztes Klientenportal

Für die strukturierte Fallbearbeitung betreiben wir ein getrenntes Klientenportal unter portal.migrationsberatung-vk.de. Vor einer Registrierung und vor jedem Dokumentupload werden die jeweils einschlägigen Hinweise und Einwilligungen angezeigt. Es gelten zusätzlich die unmittelbar im Portal abrufbaren Datenschutzhinweise Klientenportal. Das öffentliche Testsystem unter einer getrennten Testadresse verarbeitet ausschließlich ausdrücklich gekennzeichnete synthetische Testdaten.

Im Portal können – abhängig vom Vorgang – Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Falldaten, freiwillige Profilangaben, Antworten, Aufgaben, freigegebene Nachrichten, ausdrücklich ausgewählte Leistungen, Dokumentmetadaten, hochgeladene Unterlagen sowie notwendige Sicherheits- und Zugriffsprotokolle verarbeitet werden. Unterlagen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten können, werden erst nach einer dokumentierten, auf das konkrete Dokument bezogenen ausdrücklichen Einwilligung angenommen. Ein Portalzugang oder eine Anfrage beauftragt für sich allein keine kostenpflichtige Leistung.

Die öffentliche Annahmeebene wird auf einem IONOS-VPS mit dem von IONOS für diesen Vertrag ausgewiesenen EU-Standortcode fr/nbz in Frankreich betrieben. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Eine externe Cloud-KI ist in Portal V1 nicht eingebunden. Sensible Datenbankfelder werden anwendungsseitig mit AES-256-GCM verschlüsselt; Dokumente werden vor der Ablage mit einem getrennten X25519-basierten Umschlag verschlüsselt in Quarantäne gespeichert. Der private Dokumentenschlüssel bleibt auf eigener Hardware. Aktivierungs- und Passwort-E-Mails werden über das IONOS-Postfach versandt; die lokale Versandbrücke ruft dafür ausschließlich verschlüsselte Aufträge ausgehend ab.

Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Sitzungs- und CSRF-Schutzcookies ein. Werbe- oder Analysecookies werden dort nicht verwendet. Vorgeschaltete Zugriffsprotokolle enthalten weder Anfragepfad noch Cookie- oder Autorisierungswerte und werden grundsätzlich höchstens sieben Tage vorgehalten. Nicht bestätigte Erstanfragen werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht; Sitzungen laufen nach acht Stunden ab. Nach einem Fallschluss wird eine Aufbewahrungsprüfung vorgemerkt. Eine Fallakte wird niemals allein wegen Zeitablaufs gelöscht, sondern erst nach persönlicher Prüfung von Zweck, offenen Fällen, Ansprüchen, gesetzlichen Pflichten und Rechtssperren sowie einer getrennten exakten Adminbestätigung. Gelöschte Fallnummern werden nicht erneut vergeben. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt, und keine Nachricht oder Unterlage wird ohne den vorgesehenen menschlichen Freigabeschritt an Behörden oder andere externe Stellen versandt.

11. Lokale Assistenz und Automatisierung

Interne lokale Systeme dürfen Inhalte strukturieren und quellengebundene Vorschläge oder Antwortentwürfe vorbereiten. Sie dürfen keine Person allein anhand eines Namens zusammenführen, keine bestätigten Aktenwerte still überschreiben und keine Außenaktion selbst freigeben. Der öffentliche Webchat ist nicht aktiviert. Für Anfragen und Dokumente steht das geschützte Portal zur Verfügung. Kostenpflichtige Schritte, Geschäftsmails und wichtige Handlungen werden von einem Menschen geprüft und ausdrücklich freigegeben.

Werden Unterlagen als Foto oder gescanntes Bild eingereicht, kann der Bildinhalt maschinell in Text umgewandelt werden (Texterkennung), damit er für die Bearbeitung lesbar ist. Dies geschieht auf eigener Hardware und ausschließlich im Arbeitsspeicher; weder das Seitenbild noch der erkannte Text werden dabei zusätzlich gespeichert. Ist für Ihre Sprache keine Erkennung verfügbar, wird die Unterlage als nicht lesbar ausgewiesen, statt sie in einer anderen Sprache zu raten.

Enthält ein Behördenschreiben ein Datum oder eine Fristangabe, kann diese maschinell erkannt und eine daraus folgende Frist berechnet werden. Ein so gefundenes Datum wird Ihnen stets zur Bestätigung vorgelegt und nicht ungefragt übernommen. Fehlt der Bezugspunkt, wird das offen ausgewiesen, statt eine Frist zu schätzen. Maßgeblich bleibt allein das Schreiben der Behörde mit seiner Rechtsbehelfsbelehrung.

Aus Ihren Angaben können amtliche Antragsformulare vorbereitet und befüllt werden. Das Ergebnis ist ein Entwurf in Ihrer Fallakte und wird weder unterschrieben noch eingereicht noch versendet; darüber entscheiden ausschließlich Sie und wir gemeinsam.

Alle genannten Verarbeitungen laufen auf eigener Hardware im Inland. Es werden keine Inhalte an externe Dienste für künstliche Intelligenz übermittelt.

12. Keine automatisierte Entscheidung, kein Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Kostenpflichtige Bearbeitungen sowie wichtige Schritte gegenüber Behörden werden von einem Menschen geprüft und ausdrücklich freigegeben.

13. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsabwicklung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, oder wenn Sie eingewilligt haben. Eingebunden sein können insbesondere IONOS für Hosting und E-Mail, Telegram ausschließlich bei einer von Ihnen selbst begonnenen Messenger-Kommunikation sowie – im Auftragsfall – Steuerberatung und Finanzbehörden im Rahmen der Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

14. Speicherdauer

• IONOS-Zugriffs- und WebAnalytics-Daten: nach Angaben von IONOS acht Wochen.
• Unverbindliche Anfragen ohne Auftrag: regelmäßig spätestens sechs Monate nach der letzten inhaltlichen Antwort, sofern keine Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordert.
• Auftrags- und Falldaten: für die Dauer des Auftrags; nach Fallschluss erfolgt spätestens nach 90 Tagen eine persönliche Zweck-, Anspruchs- und Rechtssperrenprüfung. Daten ohne fortbestehenden Zweck werden nach dieser Prüfung gelöscht; erforderliche Daten bleiben nur für die einschlägige Frist gesperrt aufbewahrt.
• Rechnungs- und Geschäftsunterlagen: nur für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer; Rechnungen derzeit grundsätzlich acht Jahre (§ 14b UStG), andere steuer- oder handelsrechtliche Unterlagen je nach Kategorie sechs, acht oder zehn Jahre.
• Bewertungen: bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis Sie die Entfernung wünschen.
• Daten auf Grundlage einer Einwilligung: bis zum Widerruf.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes. Für den Verantwortlichen zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500 · poststelle@lfd.niedersachsen.de

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Fassung vom 25. September 2026. Maßgeblich ist die Verarbeitung, die in dieser Fassung beschrieben wird; wesentliche Änderungen werden vor ihrem Einsatz eingearbeitet.